Welche typischen Fehler werden bei der Einstellung von Mitarbeitern eigentlich gemacht?
Der mit Abstand größte Fehler aus meiner Sicht, ist die fehlende Konzentration auf diesen so wichtigen Prozess!
Man nimmt sich zu wenig Zeit und verlagert einen zu großen Teil auf die Personalabteilung. Bei allem Verständnis für Arbeitsteilung , aber gerade für die Einstellung neuer Mitarbeiter – egal ob von extern oder von intern – nimmt sich eine wirklich gute Führungskraft ausreichend Zeit. Die Zeit die hinterher aufgebracht werden muss, wenn die Besetzung nicht optimal verläuft, steht in keinem Verhältnis zum Investment am Anfang.
Welche Teile des Einstellungsprozesses sollte man in keinem Fall aus der Hand geben?
1. An erster Stelle die Beschreibung des Anforderungsprofils. Neben den fachlichen Qualitäten sollte man darüberhinaus in eigenen Worten die Herausforderungen an diese Stelle beschreiben – und zwar möglichst realitätsnah. Dies ermöglicht der Personalabteilung eine genauere Suche, eine bessere effektivere Stellenausschreibung und einen besseren ersten Filterprozess der Bewerbungen. Je allgemeiner der Ausschreibungstext und je blumiger und positiver die Beschreibung der künftigen Rolle, um so breiter das Spektrum aus dem letztlich ausgesiebt werden muss. Damit steigt die Wahrscheinlichkeit des Fehlgriffs unnötig.
2. Die Vorauswahl der relevanten Bewerber für ein Erstgespräch
3. Die eigene Vorbereitung aller relevanten Fragen für das Erstgespräch.
4. Die Durchführung des Erstgesprächs zusammen mit Personalabteilung sofern möglich
5. Die Entscheidung für die Short-List für die endgültige Entscheidung
6. Die Spezifikation der Testfälle für das Zweitgespräch bzw. die Entscheidung für eine Testphase
7. Die Durchführung des Zweitgesprächs – ohne HR – aber eventuell mit Teammitgliedern
8. Die alleinige Entscheidung für den richtigen Kandidaten
Welchen Irrtümern unterliegen Führungskräfte gerade bei der Einstellung von Mitarbeitern?
Ich denke, der größte Irrtum liegt darin, dass solange die beste fachliche Kompetenz anhand der Zeugnisse und Referenzdarstellungen gefunden ist und das Bauchgefühl bzgl. des Charakters einigermaßen positiv ist, es schon klappen wird. Aber alle Erfahrungen zeigen, dass das einfach für die Wichtigkeit dieses Prozesses nicht genug ist.
Das grenzt fast an einem Trial-and-error Verfahren, bei dem alle Seiten nicht gut aussteigen – v.a., wenn man sich letztlich „geirrt“ hat. Dann steigt der interne Ärger in astronomische Höhen und man hat sich gegenseitig der Chance beraubt, eine wirklich passende Lösung zu finden. Man selbst als Führungskraft muss mit einem unguten Zustand leben oder gar den ganzen Suchvorgang wiederholen. Der Mitarbeiter selbst ist lange unrund in seiner Rolle und wenn er/sie sich einen neuen Job suchen muss, hat man wertvolle Zeit verloren – von dem „Fleck“ in der Vita einmal ganz zu schweigen.
Wenn ich mir ein Bild von einer Führungskraft machen wollte und hätte die Chance mir nur einen Prozess von ihm/ihr anzuschauen, dann würde ich beobachten, wie professionell der Einstellungsprozess läuft. Das sagt mir fast alles über die Qualität einer guten Führungskraft.
Was soll man tun, wenn man merkt, dass man sich getäuscht hat?
Das kommt natürlich recht oft vor. Hier ist wichtig, dass man sich zunächst eine Frage stellt: habe ich mich in den fachlichen Fähigkeiten (Kompetenzen) geirrt oder bei der Einschätzung seines/ihrers Charakters, Vertrauenswürdigkeit oder Empathie?
Im ersteren Fall muss man nur schnell eine Einschätzung bekommen, ob man sich den notwendigen Entwicklungsaufwand für die fehlenden Fähigkeiten und die ausstehenden Erfahrungen wirklich leisten möchte. Ich bin an dieser Stelle eher auf der Seite der eingestellten Mitarbeiter und ziehe hier zunächst die Führungskraft in die Verantwortung, warum diese Umstände im Einstellungsprozess nicht zu Tage traten oder ob man auf gewissen Augen einfach blind war. Hier gehört auch Selbstverantwortung für die eigenen Entscheidungen dazu und ich würde diese Führungskraft in der Regel auf den etwas steinigeren Weg der Ausbildung und des Coachings des Mitarbeiters schicken. Nur wenn die Defizite wirklich zu groß sind, sollte man die Option der Probezeit konsequent nutzen und den Einstellungsprozess tatsächlich wiederholen. Ist die Probezeit vorbei – dann heißt es, in den sauren Apfel zu beißen.
Im zweiten Fall – nämlich den negativen Überraschungen bzgl. Charakter, Vertrauenswürdigkeit und Empathie – ist die Problematik eine andere. Diesen Umstand zu korrigieren ist ungleich schwieriger und den gilt es rasch zu korrigieren – auch wenn der Prozess auf beiden Seiten weh tut. Die Teamkultur ist das wichtigste Gut das Sie haben. Sie ist der Nährboden für dauerhaften Erfolg. Wenn ein neuer Mitarbeiter diese Kultur und die Reputation des Teams nach außen (intern wie extern) gefährdet aufgrund seines Verhaltens und seiner eigenen, konträren Wertevorstellung, dann ist das so ziemlich das Letzte was sie gebrauchen können.
Leider zeigen sich diese Umstände erst nach einer Probezeit und deshalb sind die Führungskräfte aus meiner Sicht angehalten, die Probezeit so gewissenhaft wie möglich zu benutzen und sich ein vollständiges Bild vom neuen Mitarbeiter zu verschaffen. Wie kommt er/sie mit den Kollegen oder Kunden klar? Wie schnell bauen sich Konflikte auf? Wie verlässlich ist er/sie? Wie verhält er/sie sich in Krisensituation tatsächlich? etc.
Je älter ich werde, desto kompromissloser werde ich bei Problemen auf der Verhaltensebene. Ich muss einer guten Führungskraft zutrauen können, dass sie „reife“ von „unreifen“ Charakteren unterscheiden kann. Wenn sie das nicht lernen wünsche ich viel Spaß bei vielen Feuerwehreinsätzen und mittelmäßigen Geschäftsergebnissen. Die negativen Konsequenzen von charakterlich unreifen Mitarbeitern im Team sind einfach zu hoch.
Wie man einen „reifen“ von einem „unreifen“ Charakter unterscheidet, lesen Sie nächste Woche. Bis dahin, Alles Gute!