Projekte und Ziele — Zeit für eine Unterscheidung

Frage an einen Personalchef  eines großen Unternehmens, was denn das wichtigste Ziel des Jahres sei?   Antwort  „Einführung von SAP-HR bis Februar nächsten Jahres! Ganz klar!“
Leider hatten wir keine Zeit, mein Bauchweh bei dieser Antwort zu besprechen, deshalb mache ich das jetzt an dieser Stelle….

Ich erlebe in meiner Arbeit mit Führungskräften eine ungesunde Unschärfe zwischen Begriffen wie „Projekt“, „Aufgabe“ und „Zielen“.  Da herrscht ein munteres Durcheinander – gleichwohl sie alle einem Zweck dienen:  etwas Produktives umzusetzen bzw. zu erreichen — also das Herzstück eines jeden Unternehmertums.  Ich kann nur empfehlen, dass man hier sauber differenziert.

Es gibt wohl keine Organisation, die keine Ziele hätte.

Und es gibt weiters viele Organisationen, die für jede Art von Veränderungen oder Verbesserungen interne Projekte aufsetzen.

Über allem thront der Begriff „Initiative“ — und wir wissen eines:  Manager lieben Initiativen.  Schließlich ist das ja die Legitimation für jeden „Macher“ auf den verschiedensten Hierarchiestufen.  Initiativen bringen etwas voran. Initiativen sind grundsätzlich gut.

Aber wir benutzen eben andere Begriffe dafür:  Projekt, Aufgabe, Ziel etc…

Ist die Einführung von SAP-HR nun ein Projekt oder ein Ziel oder eine Aufgabe?

Den Begriff „Aufgabe“ würde ich in diesem Zusammenhang nicht verwenden – es sei denn, wir sprechen von einer „unternehmerischen Aufgabe“.

Reduzieren wir es also auf die beiden Begriffe „Projekt“ und „Ziel“.

Ich liefere Ihnen zunächst einmal zwei Definitionen – dann tun wir uns wohl leichter:

PROJEKT:  Als Projekt bezeichnen wir eine einmalige Initiative mit einem klaren Start- und Ende-Datum, an dessen Ende ein neues Produkt oder eine neue Dienstleistung steht.

STRATEGISCHES ZIEL:   Ein strategisches Ziel ist im Grunde die positive Veränderung einer Zielmessgröße, sie z.B.  Steigerung des Umsatzes,  Verringerung der Durchlaufzeiten, Verbesserung der Kundenzufriedenheit, Reduzierung der Kosten  —  und das möglichst noch spezifisch wie z.B.   „Wir steigern den Umsatz von 40 Mio auf 50 Mio bis zum Ende des aktuellen Geschäftsjahres“.

Von der Bedeutung stelle ich das strategische Ziel immer über ein Projekt.  Um ein Ziel zu erreichen, müssen wir Aufgaben erledigen.  Projekte sind große Aufgabenbündel und tragen zur Erreichung eines strategischen Zieles bei.

Projekte sollte es niemals zum Selbstzweck geben, sondern sie müssen zur Erreichung eines strategischen Zieles beitragen!!

Leider sind wir alle sehr Aktions- Aufgaben- und Projektkonditioniert  — und wir vernachlässigen etwas die Sicht auf die dahinter liegenden strategischen Ziele.

Woran liegt das?

Menschen – und Manager sind auch Menschen – lieben es einfach.  Und es ist einfach in einer aktuellen Situation Projekte zu beschließen.  Damit fühlt sich jeder gut.

Es startet mit einer Idee und daraus wird häufig eine Manager-Initiative und dann wird beschlossen:   „Bis Ende des Jahres führen wir SAP-HR im Unternehmen ein“.  Budget, Projektleiter und Projektteam werden zusammengestellt und los…..!

Geschickter wäre es, wenn man sich vorher klarmacht, was denn die erfolgreiche Einführung von SAP-HR im Unternehmen anschließend verändert?  Sprich:  welche Ergebnismessgrößen werden denn zum Positiven verändert?

Das ist deshalb so wichtig, weil es nie nur darum gehen kann, ein Projekt erfolgreich abzuschließen.  Es gibt primär immer darum, wichtige Unternehmenskennzahlen zum Positiven zu entwickeln – und Projekte sind eben nur der Mittel zum Zweck.

Gewöhnen wir uns an, mehr in strategischen Zielen zu denken wie z.B:

  • „Die Bearbeitungszeiten von Neueinstellungen reduzieren sich bis Zeitpunkt X von A nach B“

oder

  • „Der Anteil der bürokratischen Arbeit der Beteiligten in den HR-Prozessen reduziert sich von heute durchschnittlich X% auf durchschnittlich Y% zugunsten von strategischen Arbeiten bis Ende Zeitpunkt Z“

Sehen Sie den Unterschied zu „Bis Ende des Jahres führen wir SAP-HR im Unternehmen ein?“

Die SAP-HR-Einführung ist ein Projekt und ein Projekt trägt zur Erreichung eines strategischen Zieles bei. Es ist lediglich eine Unterstützung – nichts mehr!

Eine gute Führungskraft beherrscht deshalb auch zwei unterschiedliche Praktiken:

1.  Die Praktik  „Projektmangement“  — also die Fähigkeit, ein Projekt wie die SAP-HR-Einführung termingerecht umzusetzen

2.  Die Praktik  „Erreichung eines strategischen Zieles“   —  also die Fähigkeit, zusammen mit der Organisation eine entscheidende Unternehmensmessgröße positiv zu entwickeln.  Meist sind hier neben der Einführung einer neuen Software, auch neue Verhaltensweisen in der Organisation notwendig:  konsequente Nutzung der neuen Software, Weglassen gewohnter Arbeitsweisen, Annehmen von neuen Arbeitsweisen, und und und….

Ich sehe relativ wenig  Führungskräfte, die wirklich Ahnung davon haben, wie man ein internes Projekt erfolgreich abwickelt.

Ich sehe noch weniger Führungskräfte, die wirklich Ahnung davon haben, wie man ein strategisches Ziel mit begleitenden Verhaltensänderungen in der gesamten Organisation erfolgreich umsetzt.

Und ich sehe leider ganz wenige Führungskräfte, die beide Praktiken beherrschen!

Für die erste Praktik „Projektmanagement“ gibt es relativ viele Ausbildungen am Markt, aber nur ganz wenige liefern neben der Prozessschulung auch die Fähigkeiten mit, wie man die menschlichen Aspekte im erfolgreichen Projektmanagement berücksichtigt.  Ein gutes Programm hierfür finden Sie hier:  <link>

Für die zweite Praktik „Umsetzung strategischer Ziele“ kenne ich nur eine Methodik, die so pragmatisch ist, dass sie auch wirklich etwas bewirkt:   „die 4 Disziplinen der Umsetzung“.

In Erinnerung an die Vorwoche mit der Vertrauensregel No. 14 „Resultate liefern“ ist das aus meiner Erfahrung die mit Abstand wichtigste Fähigkeit für eine erfolgreiche Führungskraft in der heutigen Zeit.

Wäre ich Unternehmer, wollte ich KEINE Führungskraft in meinem Unternehmen sehen, der diese Methodik NICHT beherrscht.

Hierüber in der nächsten Woche mehr!

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