Aufgrund der Pandemie habe ich relativ viel Zeit. Also nutze ich sie, um einmal mehr Ordnung in meinen Systemen zu schaffen.
Ein Zauberwort dabei lautet: Schlagworte!
Vor zwei Jahren bin ich bereits dazu übergegangen, auf meinem PC sämtliche Ordner und Unterordner über Bord zu werfen und nur noch in einem allgemeinen Ordner zu arbeiten. Ein Dateiordner, auf der Cloud gespeichert und derzeit mit über 15.000 Dateien belegt.
Das funktioniert natürlich nur deshalb, weil ich jede Datei mit einem oder mehreren Schlagworten versehen habe. Habe ich also eine Powerpoint-Datei, die ich für meinen Geschäftspartner FranklinCovey einsetze und bei der es sich um die „4 Disziplinen der Umsetzung“ handelt, so bekommt die Datei beim Abspeichern die Schlagworte „FC“ und „4DX“ verspasst. Das Schlagwort „ppt“ habe ich mittlerweile gespart, weil man auch gut über „*.ppt“ selbst im Explorer suchen kann.
Man muss zugeben, dass auf dem MAC die Sache einfacher ist. Aber selbst unter Office und Explorer funktioniert es einigermaßen gut, man muss nur einen Extra-Klick anwenden beim Abspeichern und „Optionen“ verwenden, bevor man den Begriff „Markierung“ für seine Schlagworte verwenden kann. Im Explorer unter der Suchfunktion trägt man dann z.B. ein: „markierung: 4dx fc ppt“ und würde genau die Datei finden, die ich eben erwähnt habe.
Seit ich das so anwende, haben sich meine Suchzeiten und die Zeiten für die Erstellung von Doppelinhalten (weil ich die Vorlage natürlich nicht gefunden hatte) drastisch reduziert.
Gleiches habe ich vor ein paar Wochen bei meinen FOTOS auf dem iPhone (iPAD) angewendet. Die angelegten Fotoalben haben mich immer genervt und ich habe sie so gut wie nie verwendet. Auf der anderen Seite sitzt man mit Freunden zusammen und will spontan ein Foto zeigen und kramt dann in über 12000 Fotos herum und findet nichts.
Auch das hat jetzt mit Schlagworten ein Ende. Zugegeben, es ist jetzt erst einmal ein Aufwand, jedes der 12500 Fotos diesen „Tags“ zuzuordnen – aber es wird sich lohnen. Mein bisheriger Frust und meine Suchstunden der Vergangenheit stehen hier in keinem Zusammenhang.
Die dritte Anwendung liegt in meinem Evernote.
Für alle die es nicht kennen. Evernote ist/war eine gute unabhängige Cloud-Plattform, um Dokumente, Notizen etc. abzuspeichern und zu organisieren. OneNOTE von Microsoft wird ihnen wohl auf Dauer den Rang ablaufen, aber ich benutze es vorwiegend für meine eingescannte Post.
Mein Scanner am Schreibtisch oder die Scan-App auf meinem iPhone sind direkt mit Evernote in Verbindung und jeder Postverkehr wird gescannte und neuerdings mit Schlagworten versehen.
Auch hier wirken die Schlagwörter wahre Wunder.
Jetzt würden mir als Anwendung hierfür nur noch E-Mails fehlen und ich wäre wirklich happy. Derzeit liegt fast alles nur noch in der Inbox, nachdem mich auch das Verwalten von Unterordnern und das Managen von Regeln völlig an den Rande des Wahnsinns getrieben haben.
Wer es sich leisten kann, sollte das Prinzip „Schlagwörter“ ruhig einmal ausprobieren.
Viel Vergnügen und eine glückliche Hand bei der Art und Weise, wie Sie die wertvoll gewonnene Zeit durch die Schlagwortsuche nutzen!